سرپرست اداره دبیرخانه دانشگاه منصوب شد

دکتر علیرضا حسینی در حکمی مهندس زکیه کرامتی را به سمت سرپرست اداره دبیرخانه دانشگاه کوثر منصوب کرد.

به گزارش روابط عمومی دانشگاه کوثر، متن کامل حکم دکتر حسینی به شرح ذیل است:

سرکار خانم مهندس زکیه کرامتی

سلام علیکم؛
  احتراماً، نظر به تخصص، تعهد و تجربیات سرکارعالی، به موجب این ابلاغ به عنوان سرپرست اداره دبیرخانه دانشگاه منصوب می‌شوید. امید است با توکل بر ایزد منان در انجام امور و وظایف محوله موفق و موید باشید.

ضمناً شرح وظایف سرکارعالی به شرح زیر اعلام می‌گردد:

• دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده و صادره (نامه های پستی ، فکس و سامانه وزارت علوم ERP )
• بررسی های لازم جهت انتخاب دفتر خدمات پستی جهت عقد قرارداد و نظارت بر حسن انجام کاردفتر
• بازبینی وکنترل نامه ها ازجهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها
• اعلام کد رهگیری نامه ارسال شده با سامانه ERP در سابقه نامه
• اعلام وضعیت نحوه ارسال نامه در سابقه نامه
• دریافت ، ثبت و اندیکس نامه های وارده و ارسال به محل های ارجاعی توسط پست یا نامه رسان
• دریافت و ثبت نامه های صادره وتفکیک نسخ پاراف و بایگانی و ارسال به محل های مربوطه توسط پست یا نامه رسان .
• تفکیک و توزیع نامه ها، دستورالعمل ها، بخش نامه ها ودعوت نامه ها بین واحدها
• انجام بایگانی کاغذی و بایگانی الکترونیکی
• پاسخ به مراجعین جهت ردیابی نامه های ایشان.
• دریافت نامه های محرمانه مطابق مقررات و اصول و تحویل به حوزه مربوطه
• پیگیری امور اتوماسیون و جوابگویی و رفع مشکل و ارائه راهنمایی حضوری و تلفنی.
• دریافت فکس های الکترونیکی و انجام فکس
• دریافت فکس و ثبت دردبیرخانه و یا ارجاع به همکاران
• ارسال مرسولات از طریق پست پیشتاز، سفارشی، عادی گزارش هزینه های پستی به مدیریت اداری و پشتیبانی و صدور گواهی انجام کار جهت پرداخت .
•  ارائه خدمات مربوط به تکثیر سربرگ مکاتبات مورد نیاز دانشگاه

       - سایر امور مربوطه طبق دستور مافوق مطابق مقررات